Interessenkonflikte beginnen nicht bei der Abstimmung

Wer über Befangenheit in Gremien spricht, denkt zuerst an die Abstimmung. Die Geschäftsordnung sieht ein Stimmverbot vor, die betroffene Person nimmt an der Beschlussfassung nicht teil, der Vorgang gilt als sauber dokumentiert. Diese Betrachtung greift zu kurz. Ein Stimmverbot verhindert nicht automatisch Einflussnahme. Es kann sogar vorkommen, dass die entscheidende Einflussnahme bereits stattgefunden hat, bevor überhaupt abgestimmt wird.

Die Lücke zwischen Stimmverbot und Beratung

Die meisten Geschäftsordnungen regeln präzise, wer bei welchem Tagesordnungspunkt nicht mitstimmen darf. Deutlich seltener regeln sie, ob die betroffene Person im Raum bleiben darf, während der Punkt beraten wird, und ob sie sich dabei äußern darf. Genau in dieser Lücke entfaltet sich die eigentliche Einflussnahme. Ein Stimmverbot soll vor allem verhindern, dass die betroffene Person an der Willensbildung und Entscheidung in unzulässiger Weise mitwirkt. Ob bereits jede vorherige Äußerung unzulässig ist, hängt von der konkreten Rechtsgrundlage und dem jeweiligen Gremium ab. Unabhängig davon zeigt die Praxis, dass eine Person formal alles richtig machen kann, die Befangenheit erklären und sich der Stimme enthalten, und trotzdem maßgeblichen Einfluss auf die Willensbildung nimmt.

Drei Ebenen lassen sich unterscheiden. Die Stimme selbst ist meist geregelt und unproblematisch, weil das Verbot hier tatsächlich greift. Die Anwesenheit während der Beratung ist häufig ungeregelt, obwohl allein die physische Präsenz eines gewichtigen Mitglieds die Diskussion beeinflussen kann. Die Wortmeldung schließlich, mit der die Befangenheit oft erst erklärt wird, ist die wirkungsvollste und zugleich am wenigsten kontrollierte Form der Einflussnahme. Es ist durchaus legitim und in der Regel sogar geboten, den Grund der Befangenheit mitzuteilen, damit das Gremium die Erklärung nachvollziehen kann. Problematisch wird es dort, wo aus der Mitteilung des Befangenheitsgrundes eine inhaltliche Stellungnahme zur Sache selbst wird.

Beispiel 1: Die abwertende Befangenheit

Ein Gremium berät über die Fortsetzung eines Dienstleistungsvertrags. Ein Mitglied erklärt, es könne nicht abstimmen, da es mit dem Dienstleister in anderer Sache im Rechtsstreit liege und es dort um einen Abrechnungsbetrug gehe. Deshalb wolle und könne es sich an der Entscheidung nicht beteiligen. Formal ist das eine vorbildliche Befangenheitserklärung. Inhaltlich hat die Person dem Gremium bereits mitgeteilt, dass der Dienstleister aus ihrer Sicht betrügerisch abrechnet und Anlass für einen Rechtsstreit gibt. Diese Information erreicht das Gremium, bevor überhaupt jemand anderes zur Sache gesprochen hat, und sie stammt von jemandem, der sich als Betroffener und damit als besonders informiert präsentiert. Das Stimmverbot greift, die Wertung ist trotzdem im Raum.

Beispiel 2: Die begünstigende Befangenheit

Ein Mitglied eines Hochschulgremiums sitzt zugleich im Vorstand einer Stiftung, die mit der Hochschule seit Jahren in mehreren Projekten kooperiert. Als über die Verlängerung einer Kooperationsvereinbarung beraten wird, erklärt die Person ihre Befangenheit korrekt und nimmt an der Abstimmung nicht teil. Zuvor merkt sie noch an, sie kenne die Zusammenarbeit aus eigener langjähriger Erfahrung, mehrere gemeinsame Projekte seien hervorragend gelaufen und sie könne die Fortsetzung nur empfehlen. Auch hier ist der formale Ablauf einwandfrei. Die Person verschweigt ihre Verbindung nicht, sie stimmt nicht mit. Trotzdem gibt sie eine Einschätzung ab, die genau den Gegenstand betrifft, von dem sie sich für befangen erklärt, und diese Einschätzung wiegt schwerer als die eines beliebigen anderen Mitglieds, weil sie von jemandem mit Standing in beiden Gremien kommt. Begünstigt wird diese Konstellation durch die Struktur wissenschaftsnaher Gremienlandschaften. Wer in einem Fachgebiet über Jahre aktiv ist, sitzt fast zwangsläufig in mehreren Beiräten, Kuratorien oder Stiftungsvorständen, die miteinander kooperieren und sich gegenseitig kennen. Die Kollision ist damit kein Ausnahmefall, sondern ein wiederkehrendes Muster, das klassische Geschäftsordnungen selten mitdenken.

Die Richtung ist irrelevant, die Einflussnahme das Problem

Die beiden Beispiele wirken in entgegengesetzte Richtungen. Im ersten Fall wird eine Zusammenarbeit abgewertet, im zweiten Fall wird sie aufgewertet. Gemeinsam ist beiden, dass die als befangen erklärte Person dem Gremium eine Wertung mitgibt, bevor sie sich formal aus dem Entscheidungsprozess zurückzieht. Das Vorzeichen der Wertung spielt für die Frage der Einflussnahme keine Rolle. Entscheidend ist allein, dass die Willensbildung des Gremiums bereits berührt wurde, obwohl das Stimmverbot genau das verhindern sollte.

Diese Fälle lassen sich auch nicht dadurch entschärfen, dass man Personen mit besonders positivem Standing pauschal misstraut. Das Problem liegt nicht im Charakter der Beteiligten, sondern in der Struktur der Regelung. Solange Geschäftsordnungen ausschließlich die Stimme adressieren, bleibt die Beratungsphase ein blinder Fleck, unabhängig davon, wer gerade in welcher Form betroffen ist.

Konsequenzen für die Gremienpraxis

Eine Regelung, die Befangenheit ernst nimmt, muss über das Stimmverbot hinausgehen. Sie kann vorsehen, dass die betroffene Person den Raum während der Beratung verlässt, sobald die Befangenheit festgestellt ist. Sie kann verlangen, dass die Befangenheitserklärung selbst auf die reine Mitteilung der Betroffenheit beschränkt bleibt und keine inhaltliche Bewertung des Gegenstands enthält. Und sie kann das Protokoll verpflichten, jede Äußerung der betroffenen Person vor dem Rückzug gesondert festzuhalten, damit die Einflussnahme zumindest sichtbar wird, auch wenn sie sich nicht vollständig verhindern lässt. Wer Befangenheit nur als Stimmverbot versteht, schützt die Abstimmung. Wer Befangenheit als Problem der Entscheidungsfindung versteht, müsste deutlich früher ansetzen.