Virtuelle Umlaufmappe

Die virtuelle Umlaufmappe steht auf dieser Seite kostenlos zur Verfügung. Vereine, gemeinnützige Organisationen, Kirchen, öffentliche Stellen, Unternehmen und Privatpersonen dürfen sie hier für ihre Gremienarbeit nutzen.

Programmcode, Gestaltung und Texte sind urheberrechtlich geschützt. Die Mappe zu kopieren, auf einem eigenen Server zu betreiben, zu bearbeiten oder weiterzugeben, ist nur mit Zustimmung von Norman Wierz erlaubt. Wer die Mappe selbst betreiben möchte, kann sich gern melden.

Die Nutzung erfolgt ohne Gewähr. Ein Anspruch darauf, dass die Mappe dauerhaft oder zu einem bestimmten Zeitpunkt erreichbar ist, besteht nicht. Norman Wierz kann das Angebot jederzeit ändern, einschränken oder einstellen, auch ohne Vorankündigung. Bereits erzeugte Protokolle, PDF-Dateien und Beschlussbücher bleiben davon unberührt, weil sie bei den Gremien liegen. Ein laufender Umlauf lässt sich in einem solchen Fall auf herkömmlichem Weg zu Ende führen, etwa per E-Mail.

Norman Wierz haftet nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, zwingende gesetzliche Haftung bleibt unberührt.

Ob ein Umlaufverfahren zulässig ist, welche Mehrheiten gelten und wie ein Beschluss zu dokumentieren ist, richtet sich nach Gesetz, Satzung und Geschäftsordnung des jeweiligen Gremiums. Diese Prüfung nimmt die Mappe niemandem ab. Ihre Auswertungen und Protokollentwürfe sind Arbeitshilfen und ersetzen keine Rechtsberatung.

Protokolle, PDF-Dateien und Beschlussbücher, die mit der Mappe entstehen, gehören dem Gremium und dürfen ohne Einschränkung weiterverwendet werden.

Version 1.5

• Protokolle und Beschlussbuch lassen sich direkt als PDF speichern, wahlweise mit Passwort. Die Verschlüsselung folgt dem PDF-Standard (AES-256), das Passwort verlässt den Browser nicht.
• Nutzungshinweise am Ende der Seite.
• Der Hinweis zur Fälschungssicherheit von Antwortcodes erscheint nur noch beim Vorbereiten und Auswerten. Beim Antworten, auf der Startseite und beim Erzeugen eines Schlüssels ist er entfernt, weil er sich an die Leitung richtet.
• Hinweise zu Namen präzisiert: In einem Gremium darf jeder Name nur einmal vorkommen, bei gleichen Vornamen braucht es mindestens einen Unterschied wie Nachname oder Initial. Der Hinweis steht jetzt schon an der Mitgliederliste und nicht erst in der Fehlermeldung.
• Beim Erzeugen eines Schlüssels steht nun, dass sich ein Schlüssel in mehreren Gremien verwenden lässt, wenn der Name dort gleich lautet.

Version 1.4

• Antworten lassen sich von Hand erfassen, etwa nach einem Anruf, auf Papier oder per E-Mail ohne Antwortcode. Das Protokoll vermerkt jede solche Antwort mit Eingangsweg und Datum. Von Hand erfasste Antworten aus eingefügten Codes zählen erst, wenn die auswertende Person sie bestätigt.
• Eine Option aus einer Stimmungsabfrage oder einem Meinungsbild lässt sich direkt als Beschlussvorlage für ein formales Umlaufverfahren übernehmen.
• Gremiumsdatei: Gremium, Mitglieder, Stimmgewichte, öffentliche Schlüssel und Regeln lassen sich als Datei speichern und beim nächsten Umlauf laden.
• Neue Stufe der Beschlussfähigkeit „mindestens die Hälfte“, wie sie § 32 Abs. 3 BGB für Beschlüsse im Verein ohne Versammlung vorsieht.
• Der Hinweis zur Mitgliederliste nennt jetzt, dass bei Stimmgewichten und signierten Antworten die Namen immer in der Vorlage stehen.
• Alle Meldungen folgen der gewählten Anrede.
• Diese Versionshistorie.

Version 1.3

• Regeln zur Beschlussfähigkeit: alle Mitglieder, mehr als die Hälfte, zwei Drittel, eine Mindestzahl oder keine Mindestbeteiligung.
• Stimmgewichte, etwa nach Geschäfts- oder Miteigentumsanteilen. Mehrheiten und Beschlussfähigkeit rechnen dann nach Gewicht.
• Das Beschlussbuch lässt sich als Datei speichern und wieder laden.
• Barrierefreiheit: Kontraste von mindestens 4,5 zu 1, Terminübersicht als Tabelle mit Spalten- und Zeilenköpfen, eindeutige Bezeichnungen für Bildschirmleser.

Version 1.2

• Signierte Antworten als Option. Jedes Mitglied erzeugt ein eigenes Schlüsselpaar (ECDSA P-256), der private Schlüssel ist mit einem Passwort geschützt.
• Fingerabdrücke machen untergeschobene Schlüssel erkennbar. Es handelt sich um eine elektronische Signatur ohne Zertifikat, keine qualifizierte Signatur nach eIDAS.

Version 1.1

• Terminabstimmung mit „passt“, „notfalls“ und „passt nicht“, Übersicht, Festlegen des Termins, Bestätigung und Kalendereintrag.
• Optionale Dokumentation mit Beschlussnummer, Protokollführung, Ort, Unterschriftszeilen, Druckfassung als PDF und Beschlussbuch.

Version 1.0

• Formales Umlaufverfahren mit Satzungsbestätigung, Rechtsgrundlage, Zählregeln, Widerspruchsregel und Protokollentwurf.
• Stimmungsabfrage als Widerstandsabfrage von 0 bis 10 nach dem Prinzip des Systemischen Konsensierens, wahlweise mit Passivlösung, oder mit Ja, Nein und Enthaltung.
• Persönliche Zugangscodes und Wahl zwischen Du und Sie.