Wenn alte Prozesse neue Technik überleben

Neue Technik scheitert selten an sich selbst. Sie scheitert an fehlender Abstimmung zwischen mehreren Stellen, an fehlendem Vertrauen innerhalb einer einzigen Stelle, oder daran, dass ein Prozess aus guten Gründen gar nicht vollständig ersetzt werden kann. Drei Beispiele aus der Justiz zeigen, wie unterschiedlich diese drei Formen aussehen können.

Eine Strafakte durchläuft in Deutschland typischerweise eine feste Kette. Die Polizei nimmt eine Anzeige auf oder wird auf andere Weise tätig und legt die Ermittlungsakte an. Diese geht an die Staatsanwaltschaft, die die Ermittlungen führt und im Falle einer Anklage die Akte an das zuständige Strafgericht weiterreicht. Drei Stellen, eine Akte, ein durchgehender Vorgang.

Die Einführung der elektronischen Akte in dieser Kette verlief in der Praxis nicht an allen drei Stellen gleichzeitig. Bayern etwa koppelt in seiner Ausführungsverordnung den verpflichtenden Starttermin der elektronischen Aktenführung bei Gericht in Ermittlungs-, Straf- und Strafvollstreckungsverfahren ausdrücklich daran, dass die jeweilige Staatsanwaltschaft ihre Akten bereits elektronisch führt. Bis dahin blieb die Akte auf dem Papier, sobald sie die Staatsanwaltschaft verließ und beim Gericht ankam. Ein Diskussionsentwurf des Bundesjustizministeriums zur elektronischen Akte im Strafverfahren stellt dazu ausdrücklich fest, dass eine solche hybride Aktenführung erheblichen Mehraufwand verursacht und das eigentliche Ziel einer vollständigen elektronischen Akte in Strafsachen dadurch verfehlt würde.

Es gibt eine zweite, ganz andere Ausprägung desselben Grundphänomens, die ohne jede Beteiligung einer zweiten Stelle auskommt. Eine einzelne Behörde kann formal vollständig auf die elektronische Akte umgestellt haben und trotzdem parallel weiterhin eine gedruckte Version pflegen, aus Gewohnheit oder aus mangelndem Vertrauen in das neue System. Eine E-Akte, die neben einer weiterhin gepflegten Papierakte existiert, bringt keinen der Vorteile, für die sie eingeführt wurde. Der Aufwand steigt hier nicht durch eine fremde Stelle, die noch nicht mitzieht. Er steigt durch die eigene Organisation, die dem neuen Verfahren nicht ausreichend vertraut, um das alte endgültig aufzugeben.

Eine dritte Form unterscheidet sich von den ersten beiden grundlegend, weil sie kein Versäumnis beschreibt. Bei privatschriftlichen, also nicht notariell errichteten Testamenten muss das Original beim Nachlassgericht verwahrt bleiben. Das Brandenburgische Oberlandesgericht hat 2024 bestätigt, dass eine bloße Kopie im Erbscheinsverfahren hohen Beweisanforderungen genügen muss und keineswegs automatisch als Nachweis ausreicht, gerade weil moderne Kopiertechnik eine Unterscheidung zwischen echt und gefälscht zunehmend erschwert. Eine digitale Kopie verrät einem Sachverständigen nichts über Papieralter, Tinte oder Schriftdruck, alles Merkmale, die bei einem Echtheitsstreit entscheidend sein können. Die Papierform überlebt hier nicht, weil niemand konsequent genug digitalisiert hat. Sie überlebt, weil sie selbst eine Funktion erfüllt, die eine digitale Kopie strukturell nicht leisten kann.

Diese drei Formen erzählen unterschiedliche Geschichten über denselben Befund und lassen sich auf jede Organisation übertragen, die einen bestehenden Prozess durch neue Technik ersetzen will, ganz gleich ob es um eine E-Akte, eine KI-Anwendung oder ein neues Verwaltungssystem geht. Wer nur fragt, wie schnell sich ein Prozess digitalisieren lässt, übersieht leicht, ob alle beteiligten Stellen im gleichen Tempo mitziehen, ob die eigene Organisation dem neuen Verfahren tatsächlich vertraut und ob es an dieser einen Stelle nicht sogar gute Gründe gibt, die alte Form ganz bewusst zu erhalten. Nicht jede alte Prozessstruktur ist ein Hindernis für die Digitalisierung. Entscheidend ist, ob sie eine Daseinsberechtigung hat.