Die Prio-Liste in der Kita: knappe Plätze gerecht verteilen

In vielen Kitas fehlt seit Jahren Personal. Krankheitswellen treffen auf unbesetzte Stellen und an manchen Tagen reicht das vorhandene Team schlicht nicht für alle Kinder. Viele Elternbeiräte regen daher eine Art Prioritätenliste an. Hier soll ein solches Konzept vorgestellt werden, welches für Eltern und Kinder eine verlustfreie Auslastung der knappen Plätze gewährleisten soll. 

Ohne feste Regel muss die Gruppe an einem schwierigen Morgen unter Zeitdruck entscheiden, welche Kinder betreut werden können. Das führt fast zwangsläufig zu Ungleichgewichten. Häufig verzichten dieselben Familien, nämlich diejenigen, die am wenigsten widersprechen, und die Fachkräfte geraten in eine Rolle, die ihnen niemand abnimmt. 

Eine Prio-Liste holt diese Entscheidung aus dem Moment heraus. Alle Familien haben gleich viele Prio-Tage und die Reihenfolge rotiert über das Jahr je Liste und Wochentag. Wer sich kurzfristig abmeldet, macht den Platz für das nächste Kind frei. Kinder mit Inklusionsbetreuung haben Vorrang, sofern die Inklusionskraft anwesend ist. Für die Eltern wird ein Ausfall damit planbar, für die Kita wird er begründbar. 

Eine Liste verteilt die Plätze allerdings noch nicht dorthin, wo sie am dringendsten gebraucht werden. Die eine Familie hat am fraglichen Tag ohnehin die Großeltern im Haus, die andere steht ohne jede Alternative da und hat gerade keinen Prio-Tag. Für solche Fälle gibt es den Prio-Tausch. Eltern können über ein kleines Browser-Tool einen Prio-Tag überlassen, tauschen oder suchen und erzeugen daraus eine Erklärung als PDF für die Gruppenleitung. Getauscht wird nur innerhalb einer Gruppe und nur für einen konkreten Tag. Der empfangende Elternteil unterschreibt und versichert, dass die Absprache mit der abgebenden Familie getroffen wurde. Das Formular enthält ein Feld für den Vermerk der Kita und einen QR-Code, damit die Gruppe den Vorgang ohne Rückfragen nachvollziehen kann. Welcher Betreuungsumfang am getauschten Tag gilt, regelt die jeweilige Kita. Geld fließt dabei nicht, ein Prio-Tag ist kein Handelsgut. Für Kinder mit Inklusionsbetreuung ist ein Tausch nur möglich, sofern die Inklusionsbetreuung am ertauschten Tag gesichert ist. Das Tool speichert nichts auf einem Server, alle Angaben bleiben im Browser der Eltern. Jeder Platz, den eine Familie nicht braucht und weitergibt, bleibt so belegt, statt leer zu stehen, während ein anderes Kind zu Hause bleiben muss. Die Zahl der Plätze ändert sich dadurch nicht, ihr Nutzen für die Familien schon.

Auf der anderen Seite steht die Kita, die die Rotation über Monate fortschreiben muss. In vielen Einrichtungen geschieht das mit Papierlisten oder Tabellen, die bei jedem Ausfall von Hand nachgezogen werden, und die tägliche Prüfung übernimmt die Gruppe selbst. Für diesen Teil gibt es ein zweites Browser-Tool mit welchem die Zuordnungen der täglichen Teilnehmer einfach und schnell berechnet wird. Die Kita legt alle Kinder einmal als Datensatz an, der ausschließlich lokal auf dem eigenen Gerät gespeichert wird. Auch besonderer Bedarf, also Zuteilungen außerhalb der Prioritäten können erfolgen (z.B. Unmöglichkeit der Betreuung außerhalb der Kita, Eingewöhnung, etc.). An einem Ausfalltag zeigt das Tool, welche Kinder nach der aktuellen Rotation betreut werden, berücksichtigt Abmeldungen und das Nachrücken und schreibt die Reihenfolge anschließend fort. Getauschte Tage lassen sich anhand des Vermerks auf dem Formular eintragen. Die Gruppe muss nichts mehr rechnen und kann jede Entscheidung gegenüber den Eltern mit einem Blick begründen.

Beide Werkzeuge stehen kostenlos zur Verfügung, laufen vollständig im Browser und binden keine fremden Ressourcen ein. Kita-Name und Gruppen lassen sich frei eintragen, das Konzept kann jede Einrichtung als Blaupause übernehmen und an ihre örtlichen Regeln anpassen. Den Personalmangel beseitigt das nicht. Es sorgt aber dafür, dass die knappen Plätze möglichst vollständig genutzt werden und die Belastung nicht immer bei denselben Familien hängen bleibt.