Regeln, die niemand versteht (oder kennt), werden nicht eingehalten

Eine Regel gilt formal ab dem Tag, an dem sie beschlossen wird. Befolgt wird sie erst ab dem Tag, an dem jemand sie versteht. Zwischen beiden Zeitpunkten liegt in vielen Organisationen eine erstaunlich lange Strecke. Genau in dieser Strecke entsteht der Unterschied zwischen einer Regel, die auf dem Papier existiert, und einer Regel, die tatsächlich das Verhalten von Menschen beeinflusst.

Bei einer Stiftung zeigte sich das an einem eigentlich sehr grundlegenden Dokument, der eigenen Satzung. Ein Gremium sollte dort plötzlich Einstellungsverträge unterschreiben, obwohl das nach der Satzung gar nicht seine Aufgabe war. Ein Mitglied des Gremiums weigerte sich, die Unterschrift zu leisten. Die übrigen Gremienmitglieder waren von der Richtigkeit dieses Vorgehens offenbar zunächst überzeugt. Erst die Einschätzung eines externen Volljuristen konnte das Mitglied in seiner Auffassung bestätigen und die übrigen Gremienmitglieder davon überzeugen, dass die Unterzeichnung solcher Verträge tatsächlich nicht zu den Aufgaben des Gremiums gehörte. Eine Satzung, die niemand im zuständigen Gremium wirklich kennt, unterscheidet sich in der Wirkung kaum von einer Satzung, die es gar nicht gibt.

Das Beispiel zeigt dabei zwei getrennte Ebenen des Problems. Das Mitglied, das sich weigerte, hatte die Satzungsgrundlage tatsächlich gelesen, obwohl es sich dabei nur um zwei kurze Paragraphen handelte, und kam deshalb zur richtigen Einschätzung. Die übrigen Mitglieder des Gremiums hatten diese Grundlage offenbar nicht gelesen und machten deshalb den Fehler, den die Satzung bei genauerem Hinsehen klar ausgeschlossen hätte. Davon zu unterscheiden ist ein zweites, allgemeineres Problem, das mit reiner Lektüre allein noch nicht gelöst ist. Selbst wer eine Satzung liest, kann sie bei unklarer Formulierung unterschiedlich auslegen. Ohne juristischen Hintergrund ist die korrekte Auslegung dann nicht immer leicht zu finden. In einem solchen Fall liegt der eigentliche Fehler nicht beim Leser, sondern bei der Formulierung selbst, die im Vorfeld klarer hätte gefasst werden können und müssen.

Was beim ersten dieser beiden Fehler auffällt, ist selten böser Wille. Die meisten Menschen, die eine Regelung übersehen, tun das selten aus Widerstand gegen die Regel selbst. Meist liegt es schlicht daran, dass das Dokument im Alltag nie zur Hand genommen und tatsächlich gelesen wird. Wo eine Regelung nicht regelmäßig konsultiert wird, entwickelt sich daneben fast zwangsläufig eine informelle Praxis, die dann tatsächlich das Handeln bestimmt, während die offizielle Regel nur noch auf dem Papier steht.

Der zweite Fehler, die unklare Formulierung trotz Lektüre, zeigt sich besonders deutlich bei Nachfolgeklauseln in Satzungen. Eine Regelung, nach der die übrig gebliebenen Mitglieder eines Gremiums über die Nachfolge abstimmen, klingt zunächst klar. Scheidet ein Mitglied aber zu einem späteren Zeitpunkt aus als ein anderes, muss ausgelegt werden, wer zu welchem Zeitpunkt eigentlich als übrig geblieben gilt. Satzungen werden dabei nicht immer von Juristen entworfen und selbst ein Jurist kann sich außerhalb seines eigentlichen Fachgebiets irren. Verständlichkeit allein reicht deshalb nicht aus, wenn die Formulierung selbst mehrere Lesarten zulässt.

Eine ganz andere Ursache für dieselbe Kluft zeigt sich bei der Arbeitszeiterfassung. Viele Unternehmen sehen dafür nur Werktage vor und blenden Wochenenden technisch komplett aus. Muss ein Mitarbeiter aber tatsächlich einmal am Wochenende arbeiten, etwa auf einer Messe mit Samstagsöffnung, lässt sich diese Zeit im System oft gar nicht eintragen. Die Stunden werden dann häufig auf andere Wochentage umgebucht, sodass die Gesamtsumme am Ende stimmt, die einzelnen Tage im System aber nicht mehr der Wahrheit entsprechen. Hier scheitert die Regel nicht an ihrer Verständlichkeit. Sie scheitert daran, dass sie einen Fall schlicht nicht vorgesehen hat, der in der Praxis vorkommt. Gefährlich wird es bei dem, was aus dieser einen erzwungenen Unwahrheit folgt. Wer einmal lernt, dass eine falsche Verteilung von Stunden akzeptiert oder sogar erwartet wird, solange die Summe stimmt, dem fällt der nächste kleine Schritt leichter, hier ein paar Minuten aufgerundet, dort eine knappe halbe Stunde ergänzt. Eine Organisation, deren System eine ehrliche Erfassung gar nicht zulässt, etabliert damit selbst einen Mechanismus, der Arbeitszeitbetrug begünstigt, ohne dass irgendjemand das ursprünglich beabsichtigt hätte.

Verständlichkeit ist deshalb keine Stilfrage, sondern eine Voraussetzung für Wirksamkeit. Diese reicht allein aber noch nicht einmal aus, wenn eine Regelung reale Fälle gar nicht abbildet. Eine Regel, die niemand ohne juristische Vorbildung nachvollziehen kann, mag inhaltlich präzise und rechtlich sauber formuliert sein. Wenn sie im Arbeitsalltag trotzdem nicht als Handlungsanleitung taugt, erst gar nicht gelesen wird oder die tatsächlichen Fälle nicht abdeckt, verfehlt sie ihren eigentlichen Zweck, unabhängig davon, wie korrekt sie aus juristischer Sicht ist.

Wer Regeln formuliert, sollte sich deshalb nicht nur fragen, ob eine Formulierung jeder denkbaren Ausnahme gerecht wird. Er sollte sich vor allem fragen, was im nicht abgedeckten Fall tatsächlich passiert. Eine Lücke, die offenlässt, wer im Zweifel entscheidet oder nachfragt, lässt sich im Alltag noch auffangen. Eine Lücke, die niemandem eine ehrliche Option lässt, wie im Fall des Wochenendes in der Zeiterfassung, wiegt ungleich schwerer, selbst wenn sie nur einen einzigen Ausnahmefall betrifft. Nicht die Größe der Lücke entscheidet über ihre Gefährlichkeit. Entscheidend ist, ob sie Raum für Urteilsvermögen lässt oder ob sie zur Unehrlichkeit zwingt.