Tagesbezogene Platzvergabe nach Prioritätsstufen mit rotierender Nachrangregelung

1. Ausgangslage und Zielsetzung

Die zulässige Zahl gleichzeitig betreuter Kinder ist begrenzt, etwa aus personellen oder aufsichtsrechtlichen Gründen. Liegt der Betreuungsbedarf an einzelnen Tagen über dieser Kapazität, braucht es ein Verfahren, das die Plätze nach drei Grundsätzen vergibt:

• bedarfsorientiert: Die Familien geben selbst an, wie dringend sie den Platz an welchem Tag brauchen.
• transparent: Die Vergabe folgt festen, für alle gleichen Regeln.
• gerecht über die Zeit: Nachteile bei Engpässen treffen nicht dauerhaft dieselben Familien.

2. Begriffe

• Kapazität (K): die für einen Betreuungstag festgelegte Höchstzahl betreuter Kinder.
• Prioritätsliste: Jede Familie ordnet den fünf Wochentagen (Mo–Fr) die Stufen 1 bis 5 zu. Jede Stufe wird genau einmal vergeben, und Stufe 1 steht für den höchsten Bedarf. Dadurch hat jedes Kind an jedem Wochentag eine Stufe.
• Rotationsliste: eine geführte Reihenfolge der Kinder, getrennt je Stufe und je Wochentag (zum Beispiel „Montag, Stufe 3“). Sie gilt über das gesamte Betreuungsjahr fort und entscheidet immer dann, wenn innerhalb einer Stufe nicht alle Kinder einen Platz erhalten können.
• I-Kind: ein Kind mit Integrationsbedarf, das von einer Integrationskraft (I-Kraft) begleitet wird.

3. Fehlende Prioritätsliste

Geben Eltern keine Prioritätsliste ab, wird ihr Kind an allen fünf Wochentagen der Stufe 5 zugeordnet. Es nimmt dort regulär an der Rotation teil.

Die Abgabe einer Liste lohnt sich damit immer. Gleichzeitig behält jedes Kind einen nachrangigen Anspruch und fällt nicht ganz aus dem Verfahren. Wird eine Liste nachgereicht, gilt dies als Änderung im Sinne von Abschnitt 8.

4. Vorrangregel für I-Kinder

Ist die zugeordnete I-Kraft an einem Tag vor Ort, hat das I-Kind an diesem Tag Anspruch auf Betreuung, unabhängig von seiner Prioritätsstufe. Es wird vor allen Stufen berücksichtigt und nimmt nicht an der Rotation teil.

Ist die I-Kraft nicht vor Ort, nimmt das I-Kind regulär mit seiner Stufe am Verfahren teil, sofern das I-Kind die Gruppe grundsätzlich auch ohne die I-Kraft besuchen kann, kann es das nicht, muss ein Ausschluss erfolgen.

Ob das I-Kind auf die Kapazität K angerechnet wird oder die anwesende I-Kraft die Kapazität erweitert, legt die Kita fest (Abschnitt 11).

Weitere Sonderfälle wie Geschwisterkinder oder Härtefälle sind bewusst nicht vorgesehen. Das hält das Verfahren einfach und frei von Ermessen.

5. Vergabeverfahren

Die Vergabe erfolgt für jeden Betreuungstag gesondert und stufenweise:

1. Vorrang: I-Kinder, deren I-Kraft vor Ort ist.
2. Stufen 1 bis 5 der Reihe nach: Eine Stufe wird vollständig berücksichtigt, wenn die Summe der bereits vergebenen Plätze und der Kinder dieser Stufe die Kapazität nicht überschreitet.
3. Engpassstufe: Die erste Stufe, die nicht mehr vollständig passt, wird nach der Rotationsregel bedient (Abschnitt 7). Alle nachfolgenden Stufen erhalten an diesem Tag keinen Platz.

6. Ausgangsreihenfolge der Rotationslisten

Zu Beginn des Betreuungsjahres werden alle Rotationslisten alphabetisch nach Nachnamen angelegt. Ab dann verändern sie sich nur noch nach den Regeln dieses Konzepts.

7. Rotationsregel

Die Rotationsregel gilt für jede Stufe, auch für Stufe 1:

• Maßgeblich ist die Rotationsliste des betreffenden Wochentags und der Engpassstufe.
• Die verbleibenden Plätze gehen an die Kinder, die in dieser Liste am weitesten vorne stehen.
• Diese Kinder werden danach an das Ende dieser Rotationsliste gesetzt.
• Nicht berücksichtigte Kinder rücken dadurch beim nächsten Engpass in derselben Liste vor.

Weil die Listen über das ganze Jahr fortgeführt werden, gleicht sich der Nachteil von Engpässen über die Zeit zwischen den Familien aus.

8. Änderung der Prioritätsliste

Eltern können ihre Prioritätsliste ändern, etwa wenn sich Schichtzeiten verschieben. Mit der Änderung wird das Kind an das Ende der Rotationslisten gesetzt, in die es neu eingeordnet wird. Durch geschicktes Umstellen lässt sich so kein Vorteil in der Rotation erzielen.

9. Abmeldung und Nachrücken

Ein Tausch von Prioritäten oder Tagen zwischen Familien ist nicht vorgesehen.

Wird ein zugeteilter Platz abgemeldet, rückt ein Kind nach dem bestehenden Vergabeplan nach. Der Platz geht an das vorderste nicht berücksichtigte Kind der Engpassstufe in der Rotationsliste dieses Wochentags. Das nachrückende Kind, welches die Kita an dem Tag besucht, gilt als berücksichtigt und wird ans Ende dieser Rotationsliste gesetzt.

Kann der Platz nach der Abmeldung nicht mehr neu vergeben werden, etwa weil die Abmeldung zu spät kommt, wird das abmeldende Kind ans Ende seiner Rotationsliste für diesen Wochentag und diese Stufe gesetzt. Ein ungenutzter Platz geht so nicht folgenlos zulasten der anderen Familien.

10. Rechenbeispiel

Montag, Kapazität K = 12, ein I-Kind mit anwesender I-Kraft (hier auf K angerechnet):

Die zwei berücksichtigten Prio-3-Kinder wandern ans Ende der Liste „Montag, Stufe 3“. Die vier anderen stehen beim nächsten Montagsengpass in Stufe 3 vorne. Meldet sich ein Kind rechtzeitig ab, rückt das nächste aus dieser Liste nach.

11. Festlegungen durch die Kita

Folgende Punkte legt die Kita in eigener Verantwortung fest:

• Anrechnung von I-Kindern: ob das I-Kind auf die Kapazität K zählt oder die anwesende I-Kraft die Kapazität erweitert.
• Abmeldefrist: bis wann eine Abmeldung vorliegen muss, damit der Platz neu vergeben werden kann. Gegebenenfalls bei rechtzeitiger Absage als Belohnung Vorrücken bei der jeweiligen Tagesrotationsliste.
• Listenführung: ob die Rotationslisten von der Gruppe oder von der Leitung geführt werden, wer sie einsehen darf und wie lange sie aufbewahrt werden.