Wissen, das niemand teilt, geht irgendwann verloren

Byzanz besaß vom siebten Jahrhundert an eine Waffe, gegen die kein Gegner ein Mittel fand. Das griechische Feuer brannte auch auf Wasser, ließ sich mit den üblichen Methoden nicht löschen und entschied mehrere Seeschlachten, in denen das Reich zahlenmäßig deutlich unterlegen war. Die genaue Zusammensetzung kannten vermutlich nur wenige Menschen am Kaiserhof, und genau darin lag die Strategie. Ein Geheimnis, das so wenige Personen wie möglich kennen, kann von niemandem verraten werden.

Über die Jahrhunderte ging das Wissen trotzdem verloren. Niemand weiß bis heute genau wann und warum das geschah, wahrscheinlich durch den Tod einzelner Wissensträger in einer der vielen Krisen des Reiches, ohne dass rechtzeitig jemand bemerkte, wie dünn die Kette der Weitergabe inzwischen geworden war. Am Ende verfügte Byzanz über keine funktionierende Waffe mehr, sondern nur über die Erinnerung daran, einmal eine besessen zu haben.

Diese Geschichte widerspricht einer Intuition, die in vielen Organisationen tief verankert ist. Wichtiges Wissen wird geschützt, indem man den Kreis der Wissenden klein hält. Bei Verschlusssachen, Rezepturen oder strategischen Plänen ist das zunächst vernünftig, denn nicht jede Information gehört jedem. Nur verwechselt diese Logik zwei verschiedene Risiken miteinander. Das eine Risiko ist, dass Wissen an die falschen Personen gelangt. Das andere Risiko ist, dass Wissen an gar niemanden mehr gelangt, weil die einzige Person, die es trägt, ausfällt, kündigt oder in Rente geht. Byzanz hatte das erste Risiko im Griff und übersah das zweite vollständig.

In Unternehmen zeigt sich dasselbe Muster oft an einer einzelnen Person, die seit zwanzig Jahren eine kritische Excel-Tabelle pflegt, deren Formeln niemand sonst versteht, oder an einem Systemadministrator, der als Einziger weiß, wie eine alte Schnittstelle wirklich funktioniert. Solange diese Person da ist, läuft alles. Am Tag ihres Ausscheidens stellt sich heraus, dass ein zentraler Prozess nirgends dokumentiert war, sondern nur in einem einzigen Kopf existierte. In Vereinen und Stiftungen passiert dasselbe häufig beim Kassenwart oder bei der Person, die seit Gründung alle Fördermittelanträge kennt und formuliert. Auch kirchliche Strukturen sind nicht gefeit davor, etwa wenn eine einzelne Pfarrsekretärin über Jahrzehnte das informelle Gedächtnis einer Gemeinde ist und mit ihr ein ganzes Netz an Kontakten, Zusagen und ungeschriebenen Regeln verschwindet.

Die Lehre aus dem griechischen Feuer ist deshalb keine Absage an Geheimhaltung, sondern eine Ergänzung dazu. Vertrauliche Information braucht Zugangsbeschränkung. Kritische Information braucht zusätzlich Redundanz, und diese beiden Anforderungen lassen sich miteinander vereinbaren, etwa durch ein verschlüsseltes Dokument, das nur zwei oder drei Personen statt einer einzigen öffnen können, oder durch eine feste Regel, dass zentrales Prozesswissen vor jedem Stellenwechsel schriftlich übergeben wird. Keine dieser Maßnahmen verlangt, das Wissen öffentlich zu machen. Sie verlangt nur, dass es nicht an einem einzigen Faden hängt.

Am Ende bleibt von Byzanz und seiner Wunderwaffe vor allem eine Beobachtung, die weit über Kriegstechnik hinausreicht. Ein Geheimnis, das nur eine einzige Person trägt, ist streng genommen kein geschütztes Wissen mehr. Es ist ein Restrisiko mit Ablaufdatum, und wann dieses Datum erreicht ist, entscheidet nicht die Organisation, sondern der Zufall.