Kandidaten vergleichen
Bei einer Nachbesetzung im Vorstand oder Beirat gibt oft der Eindruck aus dem Gespräch den Ausschlag, während offen bleibt, welche Kompetenz dem Gremium eigentlich fehlt. Dieses Werkzeug dreht die Reihenfolge um. Zuerst einigt sich das Gremium auf eine Matrix aus gewichteten Kompetenzfeldern und auf harte Mindestanforderungen wie den Zeitaufwand. Erst danach werden die Kandidaten betrachtet.
Jedes Mitglied bewertet für sich mit Noten von 1 bis 6. Die einzelnen Bewertungen lassen sich anschließend zusammenführen, sodass Mittelwert und Spanne je Feld sichtbar werden. Liegen die Noten weit auseinander, ist das meist der wertvollste Hinweis für die Sitzung, weil dort unterschiedliche Erwartungen an die Besetzung sichtbar werden.
Kandidaten können ihren Bogen mit dem Board-Profil-Baukasten erstellen und als Datei schicken. Wer nur einen Lebenslauf eingereicht hat, wird von Hand erfasst. Das Ergebnis lässt sich als Sitzungsunterlage im Querformat drucken.
Datenschutz. Alles bleibt in diesem Browser und wird nicht übertragen. Sichern Sie das Verfahren als Datei, wenn Sie es an andere Gremienmitglieder weitergeben, und löschen Sie die Daten nach Abschluss der Besetzung mit dem Knopf „Alle Daten löschen“.
1Anforderungsprofil
Wählen Sie die Kompetenzfelder, die für die Nachbesetzung zählen, und gewichten Sie sie einfach, doppelt oder dreifach. Eigene Felder lassen sich ergänzen.
Wie Gewichtung, Noten und Warnhinweis zusammenwirken
Das Gewicht sagt, wie wichtig ein Feld für diese Besetzung ist. Die Note sagt, wie gut ein Kandidat das Feld abdeckt, von 1 sehr gut bis 6 ungenügend. Der Schnitt ist ein gewichteter Notendurchschnitt. Ein dreifach gewichtetes Feld zählt also so viel wie drei einfache.
Ein Beispiel mit Finanzen dreifach und Kommunikation einfach. Note 5 in Finanzen und Note 1 in Kommunikation ergibt (5 × 3 + 1 × 1) ÷ 4 = 4,0. Die schwache Note im wichtigen Feld zieht den Schnitt deutlich nach unten. Ganz ausgleichen lässt sie sich aber durch gute Noten in vielen anderen Feldern.
Deshalb warnt das Werkzeug, wenn ein dreifach gewichtetes Feld schlechter als mit Note 4 bewertet ist. Die Person bleibt in der Rangfolge. Kaum ein Kandidat erfüllt alle Wünsche, und ein Gremium, das jede wichtige Anforderung zum Ausschlusskriterium macht, findet oft niemanden. Die Warnung macht aber sichtbar, dass das Gremium mit dieser Person in diesem Feld nicht so besetzt wäre, wie es sich vorgenommen hat. Was wirklich unverzichtbar ist, gehört unter die Mindestanforderungen.
Blendet die Kompetenzfelder ein, die in diesem Bereich üblich sind. Gewählte und eigene Felder bleiben immer sichtbar, über „Alle Bereiche“ erreichen Sie jedes Feld.
Mindestanforderungen
Harte Kriterien, die erfüllt sein müssen, etwa ein Zeitaufwand von mindestens acht Stunden pro Woche. Sie werden nicht benotet und fließen nicht in den Schnitt ein. Wer eine Mindestanforderung nicht erfüllt, wird in der Übersicht gesondert ausgewiesen.
Zusammensetzung des Gremiums
Zwei Festlegungen, die das Gremium vor Ansicht der Kandidaten treffen sollte. Beide werden nicht benotet.
Die Übersicht zeigt dann zusätzlich, welche Perspektive die Kandidaten freiwillig angegeben haben. Vielfalt fließt nicht in den Notenschnitt ein. Sie kann bei vergleichbarer Eignung den Ausschlag geben, ersetzt aber nicht die Eignung.
Die Altersgrenze erscheint als Mindestanforderung. Sie sollte vorab in Satzung, Geschäftsordnung oder einem Beschluss festgelegt sein und nicht erst für ein einzelnes Verfahren. Gegen ein alterndes Gremium hilft oft eine Begrenzung der Amtszeiten mehr als ein Höchstalter.
So einigt sich ein Gremium auf eine gemeinsame Matrix: Eine Person legt Felder, Gewichte und die Beschreibung fest, woran das Feld erkannt wird, und teilt die Matrix als Datei. Alle anderen laden sie, bewerten für sich und schicken ihr gesichertes Verfahren zurück. Unter Schritt 4 werden die Bewertungen zusammengeführt.
2Kandidaten
Laden Sie die Dateien, die Kandidaten mit dem Board-Profil-Baukasten gesichert haben, mehrere auf einmal sind möglich. Wer nur einen Lebenslauf geschickt hat, lässt sich von Hand erfassen.
Bevor Sie Kandidaten erfassen. Mit der Bewertung verarbeiten Sie personenbezogene Daten von Bewerberinnen und Bewerbern in eigener Verantwortung. Informieren Sie die Kandidaten, wie ihre Angaben im Verfahren verwendet werden, geben Sie Bögen und Bewertungen nur an Mitglieder des zuständigen Gremiums weiter und löschen Sie die Daten nach Abschluss.
Kriterien und Noten sollen sich ausschließlich auf die Aufgabe im Gremium beziehen. Merkmale wie Alter, Geschlecht, ethnische Herkunft, Religion, Behinderung oder sexuelle Identität gehören nicht in die Noten und nicht in die Notizen. Ausnahmen sind nur eine vorab festgelegte Altersgrenze und ein ausdrücklich beschlossener Wunsch nach Vielfalt, beide oben im Anforderungsprofil. Ob sie im Einzelfall zulässig sind, hängt unter anderem davon ab, ob das Mandat vergütet ist. Das Werkzeug ist eine Entscheidungshilfe und ersetzt weder die Entscheidung des Gremiums noch eine rechtliche Prüfung im Einzelfall.
Kandidaten können auch von Dritten vorgeschlagen werden. Ein solcher Bogen ist als Vorschlag gekennzeichnet, die Stufen sind dann die Einschätzung des Vorschlagenden.
3Übersicht
Gewichteter Notenschnitt über die bewerteten Felder, 1 ist die beste Note. Nicht bewertete Felder zählen nicht mit und werden ausgewiesen.
4Bewertung je Kompetenzfeld
Noten bezogen auf die Anforderung im Feld: 1 übertrifft sie deutlich, 2 erfüllt sie gut, 3 erfüllt sie, 4 erfüllt sie knapp, 5 erfüllt sie nicht, 6 keinerlei Grundlage. „Angegeben“ zeigt die Selbstauskunft des Kandidaten mit Beleg. Die Note ist Ihre eigene Einschätzung. Die Spalte „Beste“ zeigt, ob ein Feld durch mindestens einen Kandidaten gut abgedeckt ist.
5Notizen des Gremiums
Diese Notizen gehören zum Verfahren, nicht zum Bogen des Kandidaten.